Vier Leitfragen, mit denen aus betrieblichen Herausforderungen passende digitale Lösungen entstehen.

„Ich möchte unabhängiger von meinen bisherigen Kunden werden.“

„Unsere Projekte verlieren zu viel Zeit durch Abstimmungen.“

„Wir müssen das Wissen unserer erfahrensten Mitarbeiter sichern.“

„Ich möchte weniger Zeit in Meetings verbringen und trotzdem besser informiert sein.“

Solche Wünsche und Herausforderungen begegnen mir in der Zusammenarbeit mit Unternehmern immer wieder. Sie betreffen ganz unterschiedliche Aufgaben: die strategische Weiterentwicklung, die Zusammenarbeit im Unternehmen, die Sicherung von Wissen oder die Bewältigung des Tagesgeschäfts.

Viele dieser Aufgaben bieten interessante Ansatzpunkte für den Einsatz dienlicher KI. Allerdings ist ein unternehmerischer Wunsch noch keine Anforderung an ein KI-System.

Wie gelangen wir also von einer solchen Ausgangssituation zu einer Lösung, die tatsächlich zum Unternehmen passt?

Dienliche KI beginnt mit vier Leitfragen

In meiner Arbeit gehe ich nicht vom verfügbaren KI-Tool aus, sondern vom Unternehmen. Der Weg zu einer geeigneten Lösung führt über vier aufeinander aufbauende Fragen.

1. Was will der Unternehmer erreichen?

Am Anfang steht ein Wunsch oder ein Ziel.

Vielleicht möchte ein Unternehmer neue Märkte erschließen, attraktive Leistungen für andere Kundengruppen entwickeln oder geeignete Kooperationspartner finden.

Vielleicht möchte er seine Führungskräfte entlasten, die Zusammenarbeit verbessern oder unabhängiger vom Wissen einzelner Personen werden.

Manchmal geht es auch um scheinbar kleine Dinge: weniger Vorbereitungsaufwand, einen schnelleren Überblick oder verlässlichere Informationen für Entscheidungen.

Alle diese Anliegen können Ausgangspunkt für zukunftssichernde Projekte sein.

Unternehmer haben einen Gestaltungsauftrag. Die Fähigkeit, eigene Ziele und Veränderungswünsche zu formulieren, gehört deshalb zu ihren wichtigsten Kompetenzen.

Doch mit der Formulierung eines Wunsches ist die betriebliche Aufgabe noch nicht ausreichend beschrieben.

2. Was braucht das Unternehmen dafür?

Aus dem unternehmerischen Wunsch muss der konkrete betriebliche Bedarf abgeleitet werden.

Nehmen wir an, ein Unternehmen möchte unabhängiger von seinem bisherigen Kundenstamm werden.

Dann stellen sich zunächst ganz andere Fragen als die nach einer geeigneten KI-Anwendung:

Welche zusätzlichen Kundengruppen kommen infrage? Welche Kompetenzen und Leistungen sind bereits vorhanden? Welche neuen Fähigkeiten oder Partnerschaften werden gebraucht? Welche Informationen fehlen für eine belastbare Entscheidung?

Oder nehmen wir ein Unternehmen, dessen Projekte regelmäßig durch Abstimmungsprobleme verzögert werden.

Dann müssen wir verstehen, wo Informationen verloren gehen, welche Rollen und Verantwortlichkeiten unklar sind, welche Schnittstellen Schwierigkeiten bereiten und an welchen Stellen Wartezeiten oder Doppelarbeit entstehen.

Oft zeigt sich bereits hier, dass die eigentliche Aufgabe nicht „KI einführen“ lautet.

Manchmal müssen zunächst Prozesse geklärt, Zuständigkeiten vereinbart oder Informationswege verbessert werden.

Erst mit dem Verständnis des tatsächlichen Bedarfs entsteht eine tragfähige Grundlage für die nächsten Schritte.

3. Welche Anforderungen ergeben sich daraus?

Jetzt lässt sich beschreiben, was eine digitale Unterstützung für wen, an welcher Stelle und mit welchem Ergebnis leisten soll.

Soll sie Informationen recherchieren und vergleichen? Dokumente strukturieren? Wissen auffindbar machen? Gespräche vorbereiten oder Ergebnisse dokumentieren?

Soll sie Veränderungen und Abweichungen erkennen helfen? Aufgaben vorsortieren? Oder verschiedene Handlungsalternativen für eine unternehmerische Entscheidung aufbereiten?

Wichtig ist dabei auch, wie die Menschen mit der Lösung zusammenarbeiten sollen.

Wer stellt Informationen bereit? Wer prüft die Ergebnisse? Welche Entscheidungen bleiben ausdrücklich beim Menschen? Und wann müssen Informationen an bestehende Softwaresysteme weitergegeben werden?

Hier entsteht die Brücke zwischen menschlicher Arbeit und der digitalen Welt.

Die Anforderungen beschreiben nicht nur, was eine Lösung technisch können muss, sondern auch, wie sie dem Unternehmen und seinen Menschen dienen soll.

4. Auf welchen Daten, Wissensbeständen und technischen Strukturen kann die Lösung aufbauen?

Erst jetzt wird die technische Gestaltung konkret.

Im Mittelstand liegt wertvolles Wissen häufig nicht in großen, sauber gepflegten Datenbanken. Es steckt in Angeboten, Projektdokumentationen, Kundeninformationen, Arbeitsanweisungen, Gesprächsnotizen und vor allem in den Erfahrungen langjähriger Mitarbeitender.

Welche Informationen sind bereits digital verfügbar? Welche dürfen genutzt werden? Wie aktuell und zuverlässig sind sie? Welches Wissen muss erst erschlossen und dokumentiert werden?

Und welche Aufgaben soll die technische Lösung übernehmen – mit KI, durch klassische Software oder durch ein intelligentes Zusammenspiel beider Möglichkeiten?

Daten und Wissen müssen für ihren jeweiligen Zweck geeignet, zugänglich und geschützt sein. Zugleich braucht es klare Verantwortlichkeiten und eine fachliche Überprüfung der Ergebnisse.

Nicht jede Aufgabe muss automatisiert werden. Manche Tätigkeiten profitieren stärker von einem guten Wissensdialog oder einer besseren Entscheidungsunterstützung.

Eine gute digitale Lösung entsteht, wenn die technischen Möglichkeiten auf die tatsächlichen Anforderungen und das nutzbare Wissen des Unternehmens abgestimmt werden.

Gute KI-Einführung ist deshalb auch Organisationsarbeit

Wer KI ausschließlich als Softwarefrage behandelt, unterschätzt ihre Wirkung.

KI kann Informationswege, die Zusammenarbeit, Aufgabenverteilungen und Entscheidungsprozesse verändern. Deshalb gehören drei Perspektiven zusammen:

Chancen Management klärt, welchen Nutzen, welche Ziele und welche Zukunftsoptionen das Unternehmen verfolgt.

Prozess- und Organisationsarbeit klärt, wie sich diese Ziele im betrieblichen Alltag wirksam und verlässlich umsetzen lassen.

KI-Kompetenz befähigt Menschen, die eingesetzten Systeme fachkundig, kritisch und verantwortungsvoll zu nutzen.

Auch der europäische AI Act behandelt die Entwicklung von KI-Kompetenz in Artikel 4 ausdrücklich als betriebliche Aufgabe. Entscheidend ist dabei nicht einfach ein einmaliges KI-Seminar, sondern eine Kompetenzentwicklung, die zu den Menschen und den tatsächlich eingesetzten Systemen passt.

Der beste Einstieg ist oft erstaunlich unspektakulär

Eine erste KI-Anwendung muss weder groß noch technisch besonders anspruchsvoll sein.

Sie kann bei der Vorbereitung von Kundenterminen beginnen, bei der Strukturierung eines Angebots, der Recherche für eine Entscheidung oder der Dokumentation eines Projekts.

Sie kann die Übergabe von Erfahrungswissen erleichtern oder die Kommunikation zwischen Geschäftsführung, Führungskräften und Assistenz verbessern.

Entscheidend ist, dass ein wirklicher Bedarf besteht, die Anforderungen verstanden sind und der Nutzen im Arbeitsalltag erkennbar wird.

Dann können Mitarbeitende Vertrauen gewinnen, Erfahrungen sammeln und die Zusammenarbeit mit der KI weiterentwickeln.

Aus einer einzelnen Anwendung kann auf diese Weise schrittweise eine verlässliche digitale Unterstützung entstehen – mit und ohne KI.

Mein Verständnis von dienlicher KI

Dienliche KI ersetzt keine unternehmerische Verantwortung. Sie soll Menschen nicht aus ihren Entscheidungen herausnehmen, sondern ihnen bessere Bedingungen für gute Entscheidungen und wirksames Handeln geben.

Dabei ist KI nicht der Ausgangspunkt, sondern ein möglicher Weg zur Lösung.

Aus dem Wunsch wird ein Bedarf. Aus dem Bedarf entstehen Anforderungen. Auf dieser Grundlage lassen sich passende Lösungen mit Menschen, dienlicher KI und bewährter Software gestalten.

Dr. Sabine Frisch, KI4KMU März 2026

So wird Digitalisierung nicht von außen über das Unternehmen gestülpt, sondern aus seinen eigenen Zielen, Fähigkeiten und Erfahrungen heraus entwickelt.

Darin liegt für mich eine wesentliche Chance aktiver Zukunftsfähigkeit.

Sie haben einen unternehmerischen Wunsch, aber noch keine Vorstellung, wie dienliche KI Sie dabei unterstützen könnte?

Dann lassen Sie uns nicht mit einem Produktkatalog beginnen, sondern mit Ihrem Anliegen.

Machen Sie Ihren Wunsch zu unserer gemeinsamen Herausforderung.

Weiterführende Quelle

Europäische Union: EU AI Act, Artikel 4 – KI-Kompetenz, konsolidierte Fassung 2026.

https://ai-act-service-desk.ec.europa.eu/de/ai-act/article-4